電話を受ける - Receiving Call

ABC株式会社営業課の事務所で田中さんがXYZ株式会社の渡辺課長からの電話を受けている。

 

 

 

田中 　：   「はい、ABC株式会社営業課、田中でございます。」
                    「ビジネス電話では「もしもし」は使わないからです。」
渡辺課長：「XYZ株式会社の渡辺と申します。
                       いつもお世話になっております。」

田中　　：「こちらこそ、いつもお世話になっております。」
渡辺課長：「山本課長をお願い致します。」
田中　　：「申し訳ございません。あいにく山本は外出しております。」
渡辺課長：「そうですか。本日は何時くらいに戻られますか。」
田中　　：「本日は午後４時に戻る予定となっております。」
渡辺課長：「分かりました。では、「戻られましたら、折り返しお電話を頂きたい」　　　　　　                       とお伝え下さい。」
田中　　：「かしこまりました。
 　　              XYZ株式会社の渡辺様でございます。
 　　              念のため、お電話番号をお願い致します。」
渡辺課長：「０３－４３２１－１２３４です。」
田中　　：「復唱させて頂きます。０３－４３２１－１２３４でよろしいでしょうか？」
渡辺課長：「はい、そうです。」
田中　　：「山本が戻りましたら、渡辺様にお電話するよう伝えます。
 　　              恐れいりますが、本日は何時ごろまで
 　　             そしらにいらっしゃいますでしょうか？」
渡辺課長：「６時ごろまではおります。」
田中　　：「午後６時ごろまででございます。かしこまりました。
 　　             私、営業課の田中が承りました。」
渡辺課長：「では、よろしくお願いします。失礼致します。」
田中　：    「失礼致します。」

 

電話を受けるキーポイント

１．受信時は３コール以内で受話器を取る。
２．あなたの声で会社の第一印象がきまります。不思議な声、聞き取りにくい話し方はよくないです。
３．いつもメモをとります。
４．確認のため必ず復唱します。
５．社内で確認するときも、周りの人に何か尋ねるときも、保留にしてから声を出す。
６．長く保留にしないほうがい。
７．電話はやさしく切る。

 

Mr. Tanaka from sales department of ABC Company has receive the call from Mr. Watanabe from XYZ Company.

Tanaka: [Sales department of ABC Company, Tanaka speaking]
               In business call never start with “Moshi Moshi”.
Watanabe (Department Head): [I am Watanabe from XYZ Company, thank you for your  help/support]
Tanaka: [My pleasure, thank you for your help/support]
Watanabe (Department Head): [Could I speak to Mr. Yamamoto]
Tanaka: [I am sorry, but Yamamoto is out of office]
               For own company employee don’t use “San” or “Mr.”
Watanabe (Department Head): [It is so, what time he will return to office today]
Tanaka: [Today he will return at 4 PM]
Watanabe (Department Head): [All right, then, could you please convey him to call me back once he return to office]
Tanaka: [Sure, You are Mr. Watanabe from XYZ Company. Please tell me your phone no.]
               Always ask for contact no. before finishing the call.
Watanabe (Department Head): [03-4321-1234]
Tanaka: [I will confirm 03-4321-1234, is it correct]
               Always repeat to confirm, whether you note the no. correct.
Watanabe (Department Head): [Yes it is]
Tanaka: [I will convey to Yamamoto to call Mr. Watanabe when he will return.
                I am afraid till what time you will be available in the office.]
                It is good to ask till what time you call make call to the other person.
Watanabe (Department Head): [I will be available in office till 6 PM]
Tanaka: [All right, you will be available in till 6 PM.
                 I am Tanaka from Sales department]
                Tell your name before finishing the call so that client is aware with whom he was  interacting.
Watanabe (Department Head): [Well, thank you for your kindness, pardon me for keeping the phone]
Tanaka: [pardon me for keeping the phone]

 

Key Points when receiving call

1. Answer the call within 3 rings
2. Your tone is the first impression of the company on client, it is not good to use strange accent and difficult to hear tone.
3. Take memo of Client’s Name, Company Name, Department, Contact no. etc.
4. Always repeat to confirm
5. Put the phone on mute while confirming something within the company.
6. It is not good to put the client on hold for long time, if it is taking more than 30 seconds tell client to wait for more time. If it is taking more than 1 minute, inform client about the delay and ask client if it is ok to call back from you side.
7. Keep the phone after the clients, and without making any noise.