発表する （Giving presentation in Japanese）

Mr. Jitender Mehta, President Experience-Japan

Giving presentation on Japan in Sonipat, Haryana

貴重な時間を割いてもらっていることをわすれずに、最初と最後に感謝の意を表します。

Express your gratitude in the beginning and in the end of the presentation for the valuable time of the attendee

  

人前で発表するときは、内容をわかりやすく伝えることが、重要です。

It is important to use the easy to understand language at the time of presentation

多人数の方が上の人たちを相手に行うことが多いので適切な敬語表現で話せるように心がけるべきでしょう。

You should use the appropriate honorific expressions for the attendee

発表の最後には、質問や意見を求めることがありますが、定型句があるの覚えておくと便利です。

It is convenient to keep time for the questions and opinion at the end of the presentation 

異業種の人たちなどに対しては専門用語はなるべく使わず、使う場合は事前に説明することが必要です。

Do not use technical terms in front of the different user group, it is necessary to explain the term if you use the technical terms

出だしの言葉  (At the beginning)

• お忙しいところ、お集まりいただきありがとうございます。  では、私から新製品について発表させていただきます。

  (Thank you very much for gathering here in spite of your busy schedule, now I will give presentation about the new product)

• 貴重なお時間をいただき、ありがとうございます。では、新製品について発表いたします。

  (Thank you very much for your valuable time, now I will give presentation about the new product)

資料を説明する  (Explanation of the material)

• お手元の資料をご覧ください   (Please have a look at the material in your hand)
• 正面のスクリーンをご覧ください (Please have a look at the screen )
• こちらにご注目ください   (Please pay attention here) 

締めの言葉  (At the end)

• 何かご質問はございませんでしょうか

    (Don’t you have any question?)

• ご質問、ご意見がございましたらお手をお挙げください

    (Please raise your hand if you have any question or opinion)

• 以上で、説明を終わらせていただきます

    (Here I finish my presentation)

• 本日はお忙しいところ、ありがとうございました

    (Thank you very much for your time today)

質問を受ける  (Receiving questions)

発表の途中でも、場合のよっては質問を受け付けることがあります。質問や意見がでやすいように、理解できたかどうかを聞くのもよいでしょう

It is good to ask the attendee about questions and opinion in the middle of the presentation. . 

• ここまでで、ご質問はありますでしょうか 

     (Do you have any question till here)

• 何かご質問がございましたら、ご遠慮なくどうぞ 

     (Please do not hesitate if you have any questions)

• ご不明の点は、各担当までご連絡ください

    (Please contact the respective person in charge for unclear points) 

• ご質問やご意見などございましたら、後ほどお伺いいたします

    (I will receive your questions and opinion later)

ただ今の件に関しましては即答いたしかねますので、確認してからご連絡させていただいてもよろしいでしょうか

(Some time when you are not able to answer the question immediately, you can reply as below)

“Well I am not able to answer immediately about this matter, is it ok if I confirm and contact you back” 

Key Words

貴重 - きちょう - Valuable

感謝 - かんしゃ - Gratitude

出だし - でだし - At the beginning

ご覧ください - ごらんください - Have a look (Honorific)

注目 - ちゅうもく - Pay attention

即答 - そくとう - An immediate answer

遠慮する - えんりょする - Hesitate (to do)

*Special thanks to Experience Japan

ビジネスメールの書き方 (社外) Writing Business e-mail (Outside company)

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件名（タイトル）価格変更のお知らせ　

(Write simple and easy to understand subject line）

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宛先

〇〇〇株式会社　営業部　（←Addressee with company name, department and designation）

今田陽一様　

書き出し

いつもお世話になっております。（←Start with Greeting）

株式会社田中商事､営業部の山田太郎です。（←Your introduction with your company name, department and full name）

(本文（用件）Main text）

さて､弊社が取り扱っております液晶テレビ

｢ぜネシスABC｣ですが､

最近の原油価格高騰によるコスト増大のため､

現在の価格維持が大変に困難な状況になって参りました。

省略  (Text omitted)

今後ともよろしくお願い申し上げます。（←End with Greetings）

署名 (Signature)

＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

株式会社　田中商事　営業部

山田　太郎(ヤマダ　タロウ)

〒111-9999

大阪府○○市△△町11-9　2F

TEL：999-9999-9999(直通)  999-9999-9999 (代表)

FAX：999-9999-9999

＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

Final Draft

〇〇〇株式会社　営業部　

今田陽一様　

いつもお世話になっております。

株式会社田中商事､営業部の山田太郎です。

さて､弊社が取り扱っております液晶テレビ

｢ぜネシスABC｣ですが､

最近の原油価格高騰によるコスト増大のため､

現在の価格維持が大変に困難な状況になって参りました。

省略

今後ともよろしくお願い申し上げます。

＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

株式会社　田中商事　営業部

山田　太郎(ヤマダ　タロウ)

〒111-9999

大阪府○○市△△町11-9　2F

TEL：999-9999-9999(直通)  999-9999-9999 (代表)

FAX：999-9999-9999

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Key Points

1. Always write subject, do not send email without subject.

2. When sending an email outside the company always write customer's name company name and department 

3. Write starting and ending greetings (Do not use greeting like お疲れ様です for customers)

4. Your introduction with company name and department 

5. Do not write long sentences. 

6. In the signature give complete detail of your company name, department, address, phone no. and fax etc. 

ビジネスメールの書き方 (社内) Writing Business e-mail (Within company)

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件名（タイタル）【御礼】会社ポリシーの御講話につきまして　
(Write simple and easy to understand subject line）
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宛先
〇〇〇部長　（←Addressee with designation）
書き出し
お疲れ様です。　（←Start with Greeting）
名乗り
IT本部ST部の山田です。（←Your introduction with youｒ department name）

（本文（用件）Main text）
本日は、私達のために会社のポリシーを御講話頂きまして、
誠にありがとうございました。

ポリシーについて、大変勉強になりました。
今後、ポリシーを意識して行動してまいります。

今後とも、どうぞ宜しくお願いいたします。（←End with Greetings）
署名 (Signature)
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
IT本部ST部山田太郎
TEL    ：ＸＸＸ-ＸＸ-ＸＸＸ　内線　：ＸＸＸＸ
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

Final Draft

〇〇〇部長

お疲れ様です。
IT本部ST部の山田です。

本日は、私達のために会社のポリシーを御講話頂きまして、
誠にありがとうございました。

ポリシーについて、大変勉強になりました。
今後、ポリシーを意識して行動してまいります。

今後とも、どうぞ宜しくお願いいたします。

＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
IT本部ST部山田太郎
TEL    ：ＸＸＸ-ＸＸ-ＸＸＸ　内線　：ＸＸＸＸ
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

Key points
1. Always write subject, do not send email without subject.
2. Addressee's name with the designation
3. Write starting and ending greetings
4. Your introduction
5. Do not write long sentences.

Business Greetings 「ビジネス挨拶」

Greetings we use in our day-to-day conversation with clients, leaves a good impression on clients. While speaking with Japanese client we can use different-different greetings with client to begin the conversation.

相手	挨拶
取引がある会社の人 Client from the other company	「いつもお世話になっております。」 「いつもお世話様でございます。」
昨日会った人 Client you met yesterday	「昨日はありがとうございます。」
問い合わせや個人客 General  contact / Individual contact	「お電話ありがとうございます。」
先日会った人 Client you met few days ago	「先日はありがとうございました。」
久しぶりに話す人 Client you met long time ago	「ごぶさたしております。」
過去にあった人 Client you met in the past	「その節はありがとうございます。」
社内の人 Colleague	「おつかれさまでした。」

Beginning your conversation with these simple yet effective greetings, can leaves a good impression on listener.

Words

取引―とりひきーDealing, Transaction
個人―こじんーIndividual
先日―せんじつーThe other day, Few days ago
過去―かこーThe Past, The Previous
節―せつーSeason, Period
 

Receiving Call from Japanese Client

Check Points while receiving a call 「電話を受ける ー チェック　ポイント」

Below are the points one should take care while receiving the call from Japanese counterpart.

1. Answer within 3 rings

 

Why - It is not good to make client wait, so always answer the call within 3 rings.

- It is always good to answer the call within 3 rings, or else if you are answering the call after 3 rings then apologies to the caller, for answering late.

 

If you answer within 4-5 rings – Omataseitashimashita  [お待たせ致しました。]

If you answer after 5-6 rings – Taihen Omataseitashimashita [大変お待たせ致しました。]

 

2. Be cautious about  the noise of surrounding

Why - If there is a noise of loud conversation in the background it will leave the bad impression on the client. 

 

- Request the people near you to keep quiet or speak slowly, while you are on the call.

 

3. Always speak in a audible and clear voice

Why - Since caller cannot see you over the phone, your voice will leave the good or bad impression on the caller.

 

- Always speak in an audible, clear and cherish voice.

 

4. Don’t do another work while speaking over the phone

Why - You won’t be able to concentrate in conversation, might miss some important point of conversation.

 

- Don’t eat, drink and type on keyboard while speaking over the phone.

5. Always put the phone on mute while confirming something within organization

Why – There would be some confidential information you would not want to pass on to the client

- Put phone on mute while confirming something or checking information in your system.

6. Make note of conversation

Why – In case you have to convey or confirm something within the company, you can brief about the conversation with client/caller.

 

- Keep pen and paper with your phone all the time
- Always ask for the caller’s company name, name, telephone no. and purpose of call.

 

Above points can help you to leave the good impression on your Japanese clients. By taking care of these basic points you can create a good impression of your company.

For basic conversation read article電話を受ける - Receiving Call

 

Cushion Words (クッション言葉)

One can make the conversation soft, impressive and smart with the use of cushion words. Speaker can use cushion words for polite decline, request and something may not like by listener. With the help of these words speaker can convey the massage softly and smartly. For example if speaker want to say;

Tanaka is out of office. 田中は外出しております。

With cushion words we can make this sentence more polite;

I am sorry, but Tanaka is out office. 申し訳ございません。あいにく田中は外出しております。

With the addition of申し訳ございません。あいにくsentence become more polite and soft. It will leave the good impression on listener.

Let’s take another example;

Would you repeat it once more? もう一度繰り返してください。

Now add cushion words

I am sorry / I am afraid, but would you repeat it once more? 恐れ入りますが、もう一度繰り返してください。
恐れ入りますがhas made the request more polite.

 

Here is the list of few cushion words;

クッション言葉	Example (例文)
あいにく「ですが」、 Sorry, Unluckily, Unfortunately  あいにくではございますが、	相手が残念に思うことがあった時 When you feel disappointing for other person 例：「あいにく、田中はただいま外出しております。」 [Here you are feeling sorry for other person because, Tanaka is out of office and can’t receive the call]
申し訳ございませんが、 I beg your pardon	相手に申し訳ないと思う時 When you make excuse [apology] 例：「申し訳ございませんが、明日は別の予定が入っております。」 [Due to different engagement, you won’t be able meet the other person]
恐れ入りますが、 I am afraid	分からないことを質問する時 何かをお願いする時 When request the other person to repeat something , you don’t know or you don’t understand 例：「恐れ入りますが、本日は何時ごろまで事務所にいらっしゃいますでしょうか？」 [You want to know till what the other person available in the office, and you are afraid in asking the same from other person]
お手数ですが、 Sorry to have troubled you	相手の仕事を増やす時 When you think you action will increase the other person’s work 例：「お手数ですが、お電話頂けますでしょうか？」 [Here you want other person to call you back, and increasing his/her work]
お差し支えなければ、 If it is not inconvenient for you	自分の行動が問題ないか相手に確認する時 When you want to confirm from other person, whether listener is ok with your action. 例：「お差し支えなければ、今晩伺います。」 [Here you are asking if other person is ok, you visiting him/her this evening]
失礼ですが、 I beg your pardon	相手が名乗らない時 When you miss what other person just said. 例：「失礼ですが、お名前を伺いてもよろしいでしょうか？」 [Here you are asking for name again]
お言葉を返すようですが、 I am sorry to contradict you	目上の人に反対の意見を言う時 When you have different opinion from your senior 例：「お言葉を返すようですが、私の言った意味はちょっと違うのです。」 [Here speaker has the different meaning]

 

Practice these words and start using in you conversation with client and seniors and make your conversation more effective and smart. Please feel free to share your thought on cushion words.

電話を受ける - Receiving Call

ABC株式会社営業課の事務所で田中さんがXYZ株式会社の渡辺課長からの電話を受けている。

 

 

 

田中 　：   「はい、ABC株式会社営業課、田中でございます。」
                    「ビジネス電話では「もしもし」は使わないからです。」
渡辺課長：「XYZ株式会社の渡辺と申します。
                       いつもお世話になっております。」

田中　　：「こちらこそ、いつもお世話になっております。」
渡辺課長：「山本課長をお願い致します。」
田中　　：「申し訳ございません。あいにく山本は外出しております。」
渡辺課長：「そうですか。本日は何時くらいに戻られますか。」
田中　　：「本日は午後４時に戻る予定となっております。」
渡辺課長：「分かりました。では、「戻られましたら、折り返しお電話を頂きたい」　　　　　　                       とお伝え下さい。」
田中　　：「かしこまりました。
 　　              XYZ株式会社の渡辺様でございます。
 　　              念のため、お電話番号をお願い致します。」
渡辺課長：「０３－４３２１－１２３４です。」
田中　　：「復唱させて頂きます。０３－４３２１－１２３４でよろしいでしょうか？」
渡辺課長：「はい、そうです。」
田中　　：「山本が戻りましたら、渡辺様にお電話するよう伝えます。
 　　              恐れいりますが、本日は何時ごろまで
 　　             そしらにいらっしゃいますでしょうか？」
渡辺課長：「６時ごろまではおります。」
田中　　：「午後６時ごろまででございます。かしこまりました。
 　　             私、営業課の田中が承りました。」
渡辺課長：「では、よろしくお願いします。失礼致します。」
田中　：    「失礼致します。」

 

電話を受けるキーポイント

１．受信時は３コール以内で受話器を取る。
２．あなたの声で会社の第一印象がきまります。不思議な声、聞き取りにくい話し方はよくないです。
３．いつもメモをとります。
４．確認のため必ず復唱します。
５．社内で確認するときも、周りの人に何か尋ねるときも、保留にしてから声を出す。
６．長く保留にしないほうがい。
７．電話はやさしく切る。

 

Mr. Tanaka from sales department of ABC Company has receive the call from Mr. Watanabe from XYZ Company.

Tanaka: [Sales department of ABC Company, Tanaka speaking]
               In business call never start with “Moshi Moshi”.
Watanabe (Department Head): [I am Watanabe from XYZ Company, thank you for your  help/support]
Tanaka: [My pleasure, thank you for your help/support]
Watanabe (Department Head): [Could I speak to Mr. Yamamoto]
Tanaka: [I am sorry, but Yamamoto is out of office]
               For own company employee don’t use “San” or “Mr.”
Watanabe (Department Head): [It is so, what time he will return to office today]
Tanaka: [Today he will return at 4 PM]
Watanabe (Department Head): [All right, then, could you please convey him to call me back once he return to office]
Tanaka: [Sure, You are Mr. Watanabe from XYZ Company. Please tell me your phone no.]
               Always ask for contact no. before finishing the call.
Watanabe (Department Head): [03-4321-1234]
Tanaka: [I will confirm 03-4321-1234, is it correct]
               Always repeat to confirm, whether you note the no. correct.
Watanabe (Department Head): [Yes it is]
Tanaka: [I will convey to Yamamoto to call Mr. Watanabe when he will return.
                I am afraid till what time you will be available in the office.]
                It is good to ask till what time you call make call to the other person.
Watanabe (Department Head): [I will be available in office till 6 PM]
Tanaka: [All right, you will be available in till 6 PM.
                 I am Tanaka from Sales department]
                Tell your name before finishing the call so that client is aware with whom he was  interacting.
Watanabe (Department Head): [Well, thank you for your kindness, pardon me for keeping the phone]
Tanaka: [pardon me for keeping the phone]

 

Key Points when receiving call

1. Answer the call within 3 rings
2. Your tone is the first impression of the company on client, it is not good to use strange accent and difficult to hear tone.
3. Take memo of Client’s Name, Company Name, Department, Contact no. etc.
4. Always repeat to confirm
5. Put the phone on mute while confirming something within the company.
6. It is not good to put the client on hold for long time, if it is taking more than 30 seconds tell client to wait for more time. If it is taking more than 1 minute, inform client about the delay and ask client if it is ok to call back from you side.
7. Keep the phone after the clients, and without making any noise.